近年、働き方の多様化やインターネットを介したサービスの進化により、リモートで仕事をする働き方も普及しつつあり、バーチャルオフィスを導入したり、検討する企業や個人事業主が増えています。
本記事では、気になるバーチャルオフィスのメリット・デメリット（注意点）、利用できる主なサービス(機能)や選ぶ際のポイントなど解説します。
バーチャルオフィスは、物理的なオフィススペースを持たない代わりに、インターネットやクラウドベースの技術を活用して業務を行う新しいオフィス形態です。
バーチャルオフィスでは、住所や電話番号の提供、郵便物の管理、会議室の利用などのオフィス関連サービスが提供されることが多く、スタートアップ企業やリモートワークを積極的に採用する企業や個人事業主にとって、コスト削減と効率化の両面で大きなメリットをもたらします。
ここでは、バーチャルオフィスの主なメリット6つについて解説します。
バーチャルオフィスの最大のメリットの一つは、コスト削減です。
実際の賃貸物件やオフィスを用意する場合、イニシャルコストが非常に大きな負担となりますが、バーチャルオフィスの場合、物理的なオフィススペース、設備投資、維持管理費用が不要となり、特に小規模企業やスタートアップにとっては大きな財務的利点となります。
これにより、資金を他の重要な事業領域に再投資することが可能になります。
１つ目のメリットでご紹介した「コスト削減」とも関連する内容ですが、バーチャルオフィスは、必要なサービスを必要な時にだけ利用できる柔軟性にあります。
バーチャルオフィスは、物理的なオフィススペースや常時の設備投資が不要で、必要に応じて郵便物の管理、電話応対、会議室の利用などを選択して利用できます。
これにより、ビジネスの成長段階や市場の変動に応じてサービスの利用範囲を調整することができるため、柔軟な事業運営が実現します。
例えば、ビジネスが拡大した際には、追加のサービスを容易に導入することができ、逆にビジネスが縮小した場合には、必要最低限のサービスに縮小することもできます。
このような調整能力は、特に変動の激しい市場環境や、成長期にあるスタートアップ企業にとって大きな利点となります。
バーチャルオフィスは、コスト効率の良い運営とともに、企業が必要とするサービスを的確に利用できる柔軟な環境を提供します。
また、近年、シェアリングエコノミーの普及などで、「モノを所有しない」という風潮が浸透し始めているので、バーチャルオフィスの利用は、こうした現代的な考え方とも通ずる効率のよさも特徴です。
バーチャルオフィスは、通常の賃貸オフィスに比べると、利用開始までの期間が早いです。
従来の物理的なオフィススペースをレンタルする場合、契約手続き、スペースの準備、インフラの設置など、多くの時間と労力が必要になります。
しかし、バーチャルオフィスでは、これらのプロセスが大幅に簡略化され、迅速にビジネスを開始することができます。
バーチャルオフィスの契約は、オンラインで簡単に完了することが多く、数日から数週間かかる物理的オフィスの準備とは対照的に、契約後すぐにサービスを利用開始できます。
これにより、ビジネスの立ち上げやプロジェクトの開始を迅速化し、市場の変化に素早く対応することが可能になります。
迅速な対応が求められる現代のビジネス環境において、バーチャルオフィスは効率的で柔軟な運営を可能にする重要な選択肢となっています。
バーチャルオフィスの利用は、プライバシーの保護という観点からも大きなメリットを提供します。
自宅をオフィスとして使用する際、個人の住所をビジネスの住所として公開することは、プライバシーやセキュリティのリスクを生じさせる可能性があります。
バーチャルオフィスでは、このようなリスクを回避し、個人の住所を保護しながらビジネスを運営することができます。
例えば、個人事業主の場合、自宅住所を法人登記に使用することもあります。
しかし、女性の場合、自宅住所を使用することに躊躇するケースが考えられますし、女性でなくても賃貸マンションに住んでいる方の場合、規約で法人登記が認められないということもあります。
このような場合でも、バーチャルオフィスを利用することで、自宅以外の住所に法人登記が可能になり、個人の住所が公に露出することなく、プライバシーを守ることができます。
コストは最小限にしてプライバシーに対するリスクも抑えたい場合には、バーチャルオフィスは最適です。
バーチャルオフィスが提供している住所は、都心の一等地の住所が多く、スタートアップ企業や個人事業主では金銭面でなかなか借りることができない都心部の住所を、会社の所在地として使用することができます。
企業の住所は、クライアントやビジネスパートナーに対する第一印象を形成する重要な要素であり、都心の一等地に位置する住所は、対外的な信頼を得やすくビジネス上の優位性が確保できます。
例えば、WEB開発を東京の中心部で行っている場合と地方で行っている場合とでは、問い合わせや発注量は異なり、東京の会社であれば全国からの問い合わせや発注が見込めますが、地方だと限定的となります。
都心の一等地の住所を利用することは、企業の品格を高め、より幅広い顧客層にアピールする機会を提供し、ビジネスチャンスの拡大にもつながります。
バーチャルオフィスを利用して、ビジネスタウンとして知名度が高い場所に本社を作ることで、ブランディング効果が高まり、さまざまなビジネスチャンスを創出する上で大きな利点となります。
バーチャルオフィスのサービスの中でも特に注目されるのが、会議室の利用が可能である点です。
物理的なオフィス空間が不要な業種・職種でも、クライアントやチームメンバーとの面談、プレゼンテーション、戦略会議など、対面でのコミュニケーションが必要な場面が多々あります。
バーチャルオフィスの多くは、会議室（有料・無料）を提供しているので、必要に応じて予約し、使用することができます。
これらの会議室は、一般的にビジネスの中心地に位置しており、最新の会議設備や高速インターネット接続、プレゼンテーションツールなどが整備されているので、重要な商談やプロジェクトの打ち合わせを、適切かつ効果的な環境で行うことができます。
自宅やカフェなどの非公式な場所では、プライバシーや静寂な環境を確保するのが難しい場合がありますが、バーチャルオフィスの会議室を利用することで、安心してビジネスミーティングを行うことが可能です。
大規模な企業にとっては、追加の会議スペースとして機能し、小規模企業やスタートアップにとっては、高コストのオフィススペースを持たずに会議場所を確保できます。
バーチャルオフィスは多くのメリットがある一方で、いくつかのデメリット（注意点）が存在します。バーチャルオフィスを効果的に活用するためには、これらのデメリットを理解し、適切に対応することが重要です。
ここでは、バーチャルオフィスのデメリット（注意点）を5つ解説します。
バーチャルオフィスを利用する上での一つの大きな制約は、特定の職種において必要な許認可が得られない可能性があることです。
これは特に、物理的なオフィスの存在が法律や規制によって求められる職種において顕著です。
例えば、下記のように特定の許認可が必要な業種の一部ではバーチャルオフィスでの開業が難しいです。
・弁護士・税理士・司法書士など
※中小企業診断士・弁理士・会計士・社会保険労務士は可能
・有料職業紹介業
・宅地建物取引業
許認可については要件が条件が緩和される場合もありますが、緩和されたとしても大々的には周知されないことが多く、気になる方は、許認可の動向については常に気を配るようにしましょう。
バーチャルオフィスを利用して、起業を考えている方は、業種特有の法的要件や規制について十分に理解し、適切なオフィス形態を選択することが重要となります。
バーチャルオフィスは、一つの住所に複数の企業が登録する形態をとるため、自社のビジネスアドレスが他の企業と同じになるケースが発生します。
この住所の重複は、特にビジネスの独自性やブランドイメージに影響を及ぼす可能性があります。
例えば、ビジネスの信頼性に疑問を持たれることもあります。
住所の重複を避けるためには、バーチャルオフィスの提供者がどの程度の企業に同じ住所を提供しているのかを事前に確認をしたり、可能であれば、他の企業と区別がつくような追加の住所情報を用いるなどの対策を講じることが望ましいです。
バーチャルオフィスは便利な選択肢ではありますが、住所の重複という問題点を十分に考慮し、適切な対応策を取る必要があります。
バーチャルオフィスでは、郵便物が届くと、バーチャルオフィスの運営事業者が受け取り、その後クライアントに転送となるため、直接自社のオフィスに届く場合と比べて遅延が発生することがあります。
この遅延は、特に重要な書類や締め切りが迫っている案件に関わる郵便物においては、ビジネスの運営上重大な影響を及ぼす可能性があります。
バーチャルオフィスのサービスとして、郵便物が来た際のメール通知や、直接荷物を引き取りにいけるというところもありますので、事前に確認しておくことをおすすめします。
また、可能な限りデジタル化を進め、郵便物の物理的な転送に依存しない方法を採用することも一つの解決策となり得ます。
バーチャルオフィスの利用においては、郵便物の受け取りに時間がかかることを事前に理解し、ビジネス運営におけるリスクを軽減するための適切な対策を講じることが重要です。
バーチャルオフィスの利用においては、銀行の法人口座開設で不都合が生じることがあります。例えば、銀行の法人口座の場合、金融機関によっては銀行口座開設を断られてしまうケースもあります。
その理由として、過去にバーチャルオフィスにて開設された法人口座が犯罪目的で利用されたことがあり、銀行での口座開設審査が厳しいものになっているからです。
ただし、バーチャルオフィスだからといって無条件で法人口座が開設できないという訳ではありません。実際に、法人口座を開設できている方も多くいるので、あくまでも「難しい場合がある」ということです。
そのため、法人口座を開設する場合には、「信用できる相手」として見てもらえるよう、しっかりと事業を行っていくという姿勢とともに、金融機関から確認される事項を想定して、答えられる準備をしておくと良いかと思います。
【想定される確認事項】
・登記簿謄本の事業目的の記載内容と理由
・事業計画書があるのか
・事業の実績
など
また、金融機関によってはホームページにて銀行口座の開設実績について記載があるところもあるので、確認してみてください。
バーチャルオフィスは物理的なオフィススペースを持たないため、クライアントやビジネスパートナーが予期せず訪れた場合、直接対面での接客や会議を行うことができません。
取引相手によっては、近くまできたので挨拶などで立ち寄る人もいますので、事前にバーチャルオフィスであることを伝えておくか、事前にアポイントを取るように依頼するなどの予防策が必要です。
また、スタッフが常在しているバーチャルオフィスもあるので、突然の来客が心配な方は、スタッフ常在のバーチャルオフィスを検討してみるのも良いかと思います。
ここでは、東京都内のおすすめバーチャルオフィス5選をご紹介します。それぞれ特徴があるので、バーチャルオフィスを検討されている方は、ぜひ参考にしてみてください。
画像出典：GOODWORK
GOODWORKは、渋谷駅から徒歩約２０分、小田急線代々木八幡駅と千代田線代々木公園駅から徒歩約４分の場所に位置しています。
GOODWORKのバーチャルオフィス会員になると、渋谷区上原という一等地の住所が法人登記住所として利用ができます。
その他にも、住所のみの利用、郵便物の保管、郵便物の転送(有料サービス)、会員価格で会議室とコワーキングスペースの利用も可能です。
また、便利なサービスとして、郵便物が届いた同日中にお知らせメールの送信や、来客があった際の受付、スマホアプリで使える内線番号も用意されています。
【バーチャルオフィスの月額利用料金】
5,500円（税込）
【バーチャルオフィスのサービス内容】
・住所利用
・法人登記住所利用
・郵便物の保管
・郵便物の転送（有料サービス）
・会議室やコワーキングの利用（会員価格）
・施設内の複合機でスキャンを無料利用
・電話番号（03番号）取得サービス（オプション）
・内線番号（オプション）
・秘書代行サービス（オプション）
・私文書電子化サービス（オプション）
・リモートデスクトップシステム（オプション）
・専用ポスト（オプション）
・鍵付きロッカー（オプション）
画像出典：Regus
Regusは、東京の一等地のランドマークタワーに数多くの拠点を持つバーチャルオフィスで、全国45都市、170拠点でサービスを提供しています。
Regusのバーチャルオフィスでは、郵便物転送や電話転送サービスなどの各種事務代行サービスも受けられ、必要に応じてオフィス・会議室・テレビ会議室などの実務スペースも割引で利用することができます。
【バーチャルオフィスの月額利用料金】
拠点により異なります。
料金詳細
【バーチャルオフィスのサービス内容】
・住所利用
・郵便物受取
・電話番号
・オフィス利用
・メンバーシップ
画像出典：ii-BRIDGE
ii-BRIDGEは、東洋美術印刷が運営するバーチャルオフィスで、ミニマムなオフィス利用ができるスペースも提供しています。
JR飯田橋駅から徒歩3分の立地にあり、月額でオフィス利用ができる個室のある2階の他に、1階部分には、ギャラリー&スタジオとしての利用が可能なスペースがあります。
【バーチャルオフィスの月額利用料金】
8,888円（税込）
【バーチャルオフィスのサービス内容】
・住所利用
・法人登記住所利用
・専用のメールボックス
※不在時の宅配ボックスの利用も可能
画像出典：アントレサポート
アントレサポートは、起業家支援を目的として2000年に開業し、開業の翌年からバーチャルオフィスサービスを開始しています。
バーチャルオフィスのプランは、住所貸し・住所+電話番号貸し・住所貸し+経理代行・住所+電話番号貸し+経理代行の4プランがあります。
また、貸し出しの住所は5拠点（渋谷区、千代田区の3件、港区）から選ぶことが可能です。
【バーチャルオフィスの月額利用料金】
5,500円（税込）
※住所貸しプランの最安値
【バーチャルオフィスのサービス内容】
・登記、HP、名刺等への住所利用
・銀行口座開設の住所利用
・郵便受け取り、管理、報告
・受付・スタッフによる来客対応
※オフィスにより異なる
・社名案内板掲示可（オプション）
画像出典：四ツ谷ビジネスラウンジ
四ツ谷ビジネスラウンジは、JR中央線・総武線「四ツ谷」駅から徒歩4分の立地にあり、シェアオフィスプラン・個室プラン・バーチャルプランの3つのプランがあります。
バーチャルプランは、ビジネスアドレスを目的とした利用に特化しており、各施設をメンバー料金で利用することができます。
【バーチャルオフィスの月額利用料金】
11,000円（税込）
【バーチャルオフィスのサービス内容】
・法人登記
・郵便受付
・フリースペース（有料：500円/h）
バーチャルオフィスは、多様なビジネスニーズに応えるために、幅広いサービスと機能を提供しています。
ここでは、バーチャルオフィスで利用できる主なサービス（機能）を4つご紹介します。
バーチャルオフィスのサービスの基本となるのが「住所貸し」です。これは、企業が物理的なオフィスを持たずに、一等地に位置するビジネスアドレスを利用できるサービスを指します。
このサービスにより、法的文書や名刺、ウェブサイト上の住所として、信頼性の高いアドレスを提供できます。これは、特にスタートアップや中小企業にとって大きなメリットをもたらします。
高い賃料や運営コストがかかる都心部のオフィスを持たずとも、一等地のビジネスアドレスを利用することで、企業の信頼性を高めることができ、実際のオフィススペースを必要としないため、オフィスに関連するコストを大幅に削減できます。
郵便物転送サービスは、バーチャルオフィスの住所に届いた郵便物を、指定する場所に転送するサービスです。
ほとんどのバーチャルオフィスで行われているサービスですが、別途申し込みが必要な場合があります。そして、郵便物の転送までにかかる時間など細かな詳細は運営会社によって異なるので、あらかじめ確認しましょう。
また、すべての郵便物や宅急便が受け取り可能ではなく、日持ちしない食品などは受け取り不可となるケースが多いので、受け取り可能な範囲についても事前に確認が必要です。
バーチャルオフィスには、専用の電話番号やFAX番号の提供があり、実際のオフィスが存在しなくても、企業が独自の電話番号やFAX番号を持つことが可能です。
近年、携帯電話の普及により、携帯電話でやり取りを済ませる場合も多いですが、固定電話の番号があることで、相手に安心感や信頼性を与える場合もあるので、便利なサービスといえます。
また、多くのバーチャルオフィスサービスでは、クライアントからかかってきた電話を、指定した携帯電話に転送することができたり、転送だけでなく対応を依頼することも可能な場合があります。
サービス内容に関しては運営会社によって異なるので、事前に確認してみてください。
多くのバーチャルオフィスには、専用の作業場はありませんが、顧客との打ち合わせなどで利用できる共用の会議室が備えられています。
利用するための費用は、有料または無料だったりと、各バーチャルオフィスによって異なりますが、仕事をする上で会議室が必要なシーンは出てくるので、便利なサービスです。
利用をする際には予約が必要となりますが、必要なときに必要な時間だけ会議室を利用することができるので、大きな利点となります。
また、全国にバーチャルオフィスを展開する運営会社の場合、バーチャルオフィスを1ヶ所契約をすると、全店舗の会議室を利用できるサービスもあります。
バーチャルオフィスは、さまざまなビジネスニーズに応じて大きなメリットを提供します。
ここでは、バーチャルオフィスの利用に向いている人に当てはまる、4つの特徴について解説します。
バーチャルオフィスは、オフィスにかかるコストを削減したい企業にとって理想的な解決策です。
物理的オフィスには、賃貸料、光熱費、設備投資、メンテナンス費用など、多くの固定費用が発生します。これに対し、バーチャルオフィスを利用することで、これらのコストを大幅に節約できます。
事業所の住所や通信手段は維持しつつ、不必要なオフィススペースに関わる出費を削減することが可能です。
また、リモートワークやフレキシブルな働き方が普及する中、物理的なオフィスの必要性が低減している現代において、バーチャルオフィスは効率的かつ経済的なビジネス運営を実現するための有効な手段の一つです。
バーチャルオフィスは、物理的な作業スペースが必要ないビジネスモデルに最適です。
リモートワークやデジタル技術を中心に運営される企業、フリーランサー、コンサルタントなど、オフィススペースを日常的に使用しない業務形態の場合、バーチャルオフィスは効果的な選択です。
物理的なオフィスが不要なビジネスでは、バーチャルオフィスを利用することで、事業上の住所や通信サービスを提供しながらも、固定費を削減し、運営の柔軟性を高めることができます。
また、自宅やカフェ、コワーキングスペースなど、さまざまな場所での作業が可能になるため、ワークライフバランスの向上にも寄与します。
このように、バーチャルオフィスは、物理的なオフィスが不必要なビジネスモデルにとって、コスト効率良く運営を行うための理想的な環境を提供します。
一等地の住所は信頼性があり、特にクライアントや投資家に対する印象を強くする上で重要です。しかし、実際に一等地にオフィスを構えることは高コストであり、特にスタートアップや中小企業にとっては大きな負担となり得ます。
バーチャルオフィスを利用することで、企業は一等地の住所をビジネスアドレスとして使用でき、企業イメージを維持しつつ、実際のオフィススペースにかかる高額な費用を削減できます。
また、一等地の住所は、企業がより大きな市場や顧客層にアピールするのに役立ちます。特に、より広い顧客基盤を目指すビジネスにとって、一等地のアドレスはビジネス展開の強力なサポートとなります。
ビジネスを始めたいと思い、自宅住所を登記してしまうと、公然と自宅住所を公開することとなります。特に女性が起業する場合、プライバシーの確保は大きな問題となります。
そのような場合、バーチャルオフィスを利用することで、自宅住所をビジネスアドレスとして公開することなく、一定のプライバシーを確保することができます。
プライバシーの保護は、ビジネスの信頼性と安全性を保つ上で重要です。バーチャルオフィスを利用することで、個人事業主や小規模ビジネスは、ビジネスの成長を支えながらも、プライバシーを確実に守ることができます。
バーチャルオフィスを選ぶ際には、いくつか重要なポイントを考慮する必要があります。
ビジネスのニーズに合ったバーチャルオフィスを選択することで、コスト効率やビジネスの成長に直接影響を与えるため、慎重な検討が求められます。
ここでは、バーチャルオフィスを選ぶ際のポイントについて解説します。
バーチャルオフィスを選ぶ際に最も重要なポイントの一つが、その住所での法人登記が可能かという点です。
法人登記はビジネスの正式性を確立する上で不可欠であり、バーチャルオフィスの住所が登記用の住所として法的に認められているかどうかは、企業運営において重要な要素となります。
特に、会社を設立しての起業の場合は、事前に確認することが重要です。すべてのバーチャルオフィスが法人登記に対応しているわけではないため、契約前にこの点を明確にする必要があります。
また、地域や業種によっては、バーチャルオフィスの住所が登記に使用できない場合もあるため、関連する法律や規制を理解しておくことも大切です。
バーチャルオフィスを選ぶ際は、登記の可否を確認することで、ビジネスの法的な基盤を確実にし、将来的なトラブルを避けることができます。
バーチャルオフィスの料金はサービス提供者によって大きく異なり、提供されるサービスの範囲や質によって決まります。
一般的に、基本的な郵便物の転送サービス、電話応対、会議室の利用などが含まれるプランが多いですが、サービスの内容によって料金が変動します。
料金プランを選ぶ際には、ビジネスの現在および将来のニーズを考慮することが重要です。必要以上のサービスに高い料金を支払うことなく、ビジネスに必要なサービスを適切な価格で利用できるプランを選択することが経済的です。
また、成長するビジネスに対応できるよう、柔軟にプラン変更が可能なオプションも重要な要素です。
透明性のある料金体系を持つバーチャルオフィスを選ぶことで、予期せぬ追加費用に悩まされることなく、安心してサービスを利用することができます。
料金プランを比較検討する際には、長期的なコスト効率だけでなく、サービスの質や提供範囲も考慮に入れることが重要です。
バーチャルオフィスを選ぶ際、契約形態にも注意が必要です。バーチャルオフィスの契約は、提供されるサービスに応じて、さまざまな形態をとります。
一般的な契約形態には、月単位や年単位の定期契約があり、これによって料金やサービス内容が異なります。また、柔軟性を重視する企業向けに短期契約やオプション契約を提供するサービスも存在します。
契約形態を選択する際には、ビジネスの成長段階や将来の展望を考慮することが重要です。
例えば、スタートアップやプロジェクトベースでの作業を行う企業の場合、短期契約や柔軟に変更可能な契約形態が適している場合があります。一方で、安定した運営を行う企業は、長期契約によるコスト削減が有効であることが多いです。
そして、契約の更新条件や解約規定にも注目する必要があります。特に、ビジネス環境の変化に迅速に対応する必要がある場合は、契約の柔軟性が重要な要素となります。
また、追加のサービスや変更が発生した際の契約条件も事前に確認しておくことが望ましいです。
立地が良い場合、企業は重要なビジネスエリア内に「存在している」とみなされ、クライアントやパートナーとの関係構築において有利に働きます。
また、ビジネスの特性によっては、特定の市場や顧客層に近い立地を選ぶことで、その地域特有のビジネス機会を捉えることも可能です。
さらに、都心やアクセスの良い場所にあるバーチャルオフィスであれば、必要に応じて顧客やビジネスパートナーとの対面ミーティングを行いやすくなります。
立地を選ぶ際には、ビジネスのターゲット市場や活動範囲、クライアントとの交通の便など、さまざまな側面を総合的に考慮することが重要です。
バーチャルオフィスは、現代の多様なビジネスニーズに応える柔軟かつ効率的なソリューションを提供します。
コストを削減しながらビジネスを行えるなど、多くのメリットを通じて、スタートアップ、個人事業主、小規模ビジネスにとって、大きな利点をもたらします。
また、プライバシーの保護や地理的な制約の克服といった側面でも、バーチャルオフィスの利用は非常に有効的です。
バーチャルオフィスの検討を考えている方は、法人登記の可否、料金プラン、契約形態、立地といった重要な要素を総合的に評価し、自身のビジネスの具体的な要求に合わせたバーチャルオフィスを選択することが、成功への鍵となります。
東京のバーチャルオフィスをお探しの方は、好立地・高機能・清潔感のある「GOODWORK」を検討してみてはいかがでしょうか？
