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働き方の多様化が進む中、起業家やフリーランス、さらには会社員を続けながら副業やパラレルワークをしている方など、効率的かつ経済的なオフィスを探しているものの、さまざまなオフィスの形態があり、それぞれの違いを把握している方は少ないのではないでしょうか。
また、企業側も事業拡大や優秀な人材確保のため、柔軟なオフィス戦略を迫られている中で、バーチャルオフィスとレンタルオフィスが注目されています。
本記事では、これら二つのオフィス形態の違いを分かりやすく解説し、あなたのビジネスニーズに合った最適な選択をお手伝いします。
近年、働く人のライフスタイルや生活環境に合わせて、さまざまな働き方を選択できる社会の実現が求められており、政府が掲げる「働き方改革」でも推奨されています。
バーチャルオフィスとレンタルオフィスは、現代のビジネス環境において重要な役割を果たしていますが、それぞれの特徴は大きく異なります。
ここでは、両オフィス形態の基本的な特徴を掘り下げ、それぞれのメリットとデメリットを詳しく見ていきます。
バーチャルオフィスは、物理的なオフィススペースを持たないビジネスモデルです。この形態の最大の特徴は、住所や電話番号の提供、郵便物の受け取り、クライアントとの会議用スペースの提供など、事業運営に必要なサービスをリモートで利用できる点にあります。
特に、起業家や小規模ビジネス、リモートワークを中心に展開する企業にとって、高コストなオフィス賃料を抑え、レンタルオフィスよりも安価に一等地の住所を借りることができます。
また、地理的な柔軟性があり、世界各地に拠点を持つようなグローバルなビジネス展開にも適しています。しかし、物理的なオフィススペースがないため、従業員が集まって作業をする場所が提供されないのが一般的です。
バーチャルオフィスのメリットは多岐にわたります。まず、コスト面での利点が顕著で、高価なオフィス賃貸料を削減できます。
これにより、特に初期段階のスタートアップや小規模事業主にとって大きな財務的メリットとなります。
次に、地理的な制約がなく、どこからでもビジネスの運営ができる柔軟性があります。これは、リモートワークを推進する企業に特に有効です。
さらに、一等地のビジネスアドレスを利用できるため、企業の信頼性を高めることも可能です。加えて、追加料金で会議室や受付サービスを利用できるため、必要に応じたフレキシビリティも魅力の一つです。
バーチャルオフィスには便利な点が多い一方で、いくつかのデメリットも存在します。
例えば、実際のオフィススペースがないため、従業員やチームが直接顔を合わせて作業をする機会が少なかったり、顧客やビジネスパートナーとの面談には別途会議室を借りる必要が発生します。
また、バーチャルオフィス宛に届いた荷物は、指定の住所へ転送されるので、すぐに受け取りができないという点が不便と感じる場合があります。
そして、バーチャルオフィスは、物理的なオフィスが存在しないため、一部の顧客や業界によっては、ネガティブなイメージを抱く人がいます。
レンタルオフィスは、物理的なオフィススペースを提供するビジネスモデルです。この形態の特徴は、設備が整ったプライベートなオフィススペースを利用できる点にあります。
レンタルオフィスは、家具やインターネット接続、電話サービスなど、すぐにビジネスを開始できる環境を提供し、個室・占有スペースなのが大きな特徴です。
また、共有の受付や会議室などの共用施設も利用できるため、ビジネスの運営に必要な機能を一括で手に入れることができるので、設備やシステム導入時にかかる時間や手間を大幅にカットできます。
レンタルオフィスのメリットは、即座に利用可能な設備完備のプライベートスペースが提供される点にあります。
家具やインターネット接続、電話サービスなどが整っているため、入居と同時にビジネスを開始できます。また、共有の会議室や受付サービスなどの共用施設の利用が可能な場合が多いです。
物理的なスペースがあるため、従業員間のコミュニケーションを促進しやすい環境を提供します。
さらに、都心や主要なビジネス地域に位置することが多く、一般的に借りる際にかかる保証金や賃料は貸事務所より低く設定されており、初期費用を安く抑えられます。
レンタルオフィスのデメリットとして、まずコストが挙げられます。物理的なオフィススペースを提供するため、オフィスの賃料や管理・維持に関わる時間と労力も必要となります。
また、運営会社が撤退するケースや、運営会社と物件オーナーの賃貸借契約解消などの可能性もあり、引っ越しをした場合には、登記変更などの手間が発生します。
そして、レンタルオフィスによっては、各部屋がパーティションのみで区切られただけなど、隣との距離が近く、お互いの話し声が聞こえることもあるようなので、その点が気になる方は、事前に確認しておくとよいかと思います。
バーチャルオフィスとレンタルオフィスは、提供される設備においても大きな違いがあります。
ここでは、二つのオフィス形態が提供する設備の具体的な内容と、それによるビジネス運営への影響を詳しく解説します。
バーチャルオフィスの設備は、主にリモートでのビジネス運営をサポートするものが中心です。以下、具体的なサービス内容です。
・住所の法人登記利用
・会議室や応接スペース
・専用電話番号の提供
・電話の取次や転送
・郵便物の受取や転送
・来客対応
・法人登記の代行
・記帳代行
・書類（定款や株主名簿）保管
※利用するバーチャルオフィスによって、無料で利用できるものや有料オプションなど異なります。
これらのサービスは、物理的なオフィススペースを持たないビジネスオーナーやリモートワーカーが、ビジネス環境を維持するのに役立ちます。
レンタルオフィスは、実際の物理的な作業スペースとそれに付随する設備を提供します。以下、具体的なサービス内容です。
・個室の利用
・受付や秘書代行
・会議室や応接スペースの提供
・郵便物や宅配便の受取
・専用電話番号の提供
・電話の取次や転送
・コピーやシュレッダーサービス
・フリードリンク
これにより、追加の投資や設備の準備なしに、すぐにビジネス運営を開始することが可能です。また、業者によっては独自のオプションを提供している場合もあり、便利な反面、色々付加するとコストがかさむので、定期的な見直しを行いましょう。
バーチャルオフィスとレンタルオフィスは、料金体系においても明確な違いがあります。ここでは、これら二つのオフィス形態における料金体系の違いについて詳しく見ていきます。
バーチャルオフィスの料金は、提供されるサービスによって異なりますが、一般的にはレンタルオフィスに比べて低コストです。
基本プランでは、ビジネスアドレスの利用、郵便物の受け取りと転送サービスが提供される場合が多いです。また、オプションにて電話応答サービスや会議室の利用などを選ぶことができます。
料金は、サービスの範囲や提供する拠点の地域によって変わりますが、通常は月額数千円から数万円程度となっています。そのため、特にスタートアップ企業や小規模事業主、リモートワーカーにとって固定費を抑えられるので魅力的です。
ただし、利用するサービスによっては追加料金が発生するため、必要なサービスを事前に確認しておくことが重要となります。
レンタルオフィスの料金は、バーチャルオフィスよりも高めですが、その分、実際のオフィススペースや設備が充実しています。
料金は、オフィスの大きさ、立地、提供されるサービス内容によって異なりますが、一般的には月額数万円から数十万円程度となることが多いです。
料金には、家具やインターネット接続、共用施設の利用が含まれている場合が多く、追加料金で秘書サービスや電話応答サービスを利用することも可能です。
レンタルオフィスは、安定した作業環境を求める事業者に向いていますが、費用対効果を考える際には、オフィスの立地やサービス内容、契約期間などを総合的に検討する必要があります。
バーチャルオフィスとレンタルオフィスは、提供するサービスだけでなく、支える働き方にも大きな違いがあります。
ここでは、それぞれのオフィス形態がどのように異なる働き方をサポートするのかを詳しく見ていきます。
バーチャルオフィスは、物理的なオフィススペースを必要としない方に適した働き方を提供します。特にリモートワークやフリーランス、スタートアップ企業に適しており、地理的な自由度が高いのが特徴です。
このオフィス形態を利用することで、どこからでもビジネスを運営することができ、クライアントとの距離を問わずにサービスを提供することが可能になります。
バーチャルオフィスは、低コストでビジネスを確立できるため、資金調達に制限のある小規模ビジネスや、住所だけ必要なECショップ事業者、多地域に展開を考えている企業に最適です。
レンタルオフィスは、物理的なオフィススペースを必要とする方に適した働き方を提供します。
レンタルオフィスを利用することで、従業員が一同に会して作業を行い、日々の業務やプロジェクトの進捗を直接的に管理することが可能となるので、チームワークと社員間の直接的なコミュニケーションを重視する企業に最適です。
また、クライアントやビジネスパートナーを迎え入れるための空間を提供し、ビジネスイメージを高める効果もあります。
運営会社によっては、他の会員とのコネクションをつくる機会を提供しているので、ビジネスの展開を拡げたい方にもおすすめです。
バーチャルオフィスとレンタルオフィス、それぞれの特徴を理解した上で、どちらを選ぶべきかはビジネスの性質と個人の働き方に大きく依存します。
ここでは、バーチャルオフィスとレンタルオフィスの選択に重要なポイントを解説します。
バーチャルオフィスを選ぶ際のポイントは、「住所のブランドレベル」と「オプションサービス」の２つの比較検討です。
まず、「住所のブランドレベル」ですが、業種により自社のブランディングや信用力に影響する要素となるので、顧客への影響力を考慮した上で決定すると良いかと思います。
次に、「オプションサービス」ですが、運営会社によって異なります。多くのバーチャルオフィスでは、電話/郵便物受取・転送サービスは行われていますが、コワーキングスペースがある場合や、事業拡大に伴うレンタルオフィスへの切り替えなどが可能な場合もあります。
働き方や、今後の事業展開を見越して選んでいくことをおすすめします。
渋谷駅から徒歩約２０分、小田急線代々木八幡駅と千代田線代々木公園駅から徒歩約４分の場所に位置している「GOODWORK」は、バーチャルオフィス会員になると、渋谷区上原という一等地の住所が法人登記住所として利用ができます。
画像出典：GOODWORK
住所のブランドレベルも高く、オプションサービスも充実しており、便利なサービスとして、郵便物が届いた同日中にお知らせメールの送信や、来客があった際の受付、スマホアプリで使える内線番号も用意されています。
また、GOODWORKは3フロア＋屋上テラスに分かれたコワーキングスペースと貸会議室があり、バーチャル会員になると会員価格で利用することができます。バーチャル会員になると会議室を会員価格で利用することができます。
オンライン会議がスムーズに行えるように高めのパーティションで座席を分けており、お一人様専用の防音集中ブースもあるので、オンライン会議に適した環境が整えられています。
レンタルオフィスを選ぶ際のポイントは、「立地・賃料」、「セキュリティ」、「オプションサービス」の3つの比較検討です。
「立地・賃料」と「オプションサービス」に関してですが、この部分は運営会社によって差があります。
例えばですが、
・メインのビジネスに全リソースを使いサポート業務をアウトソースしたい
・自分である程度雑務もこなすのでサービスはコンパクトにしたい
・出張や打合せが多く、たくさん拠点があって自由に使いたい
など、自身の働き方に応じて選択していくと良いと思います。
「セキュリティ」に関してですが、レンタルオフィスは多くの人が出入りし、会議室などは共用となるので、どの程度のセキュリティ対策がなされているかの確認が必要です。
特に24時間出入り可能な場合、入退室管理が徹底されているかのチェックも重要となります。
本記事では、バーチャルオフィスとレンタルオフィスの基本的な違い、それぞれのメリットとデメリット、さらには設備や料金、適した働き方などを詳しく解説しました。
バーチャルオフィスはコスト効率と地理的な柔軟性を求めるビジネスに、レンタルオフィスは物理的なスペースと作業スペースのある環境が必要な場合に適しています。
最終的な選択は、自身のビジネスニーズ、目的、予算に基づいて行うことが重要です。適切なオフィス形態を選ぶことで、ビジネスの効率化と成長を実現し、より大きな成功へと導くことができます。
東京のバーチャルオフィスをお探しの方、渋谷駅徒歩圏内の好立地で高機能なGOODWORKのバーチャルオフィスを検討してみてはいかがでしょうか？
